Những lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp
Không thể phủ nhận các lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng. Những lợi ích dưới đây sẽ khiến bạn suy nghĩ lại và ưu tiên lựa chọn ngay lập tức.
Máy scan tài liệu là thiết bị giúp sao chép các thông tin từ trên giấy, danh thiếp, thiệp… thành file. File có thể lưu ở những định dạng khác nhau nhưng thường phổ biến nhất là pdf và jpg.
Những lợi ích của Scan tài liệu
Sau khi scan, bạn có thể dùng file đó để chia sẻ cho người khác một cách dễ dàng. Nếu là doanh nghiệp thì máy scan nói chung và việc scan tài liệu còn mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực.
Scan giúp tiết kiệm không gian, diện tích sử dụng
Lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp đầu tiên đó chính là tiết kiệm tối đa không gian sử dụng. Bởi vì máy scan đời mới có kích thước tương đối nhỏ gọn. Không to lớn, cồng kềnh nên không ảnh hưởng nhiều đến diện tích đặt sử dụng. Việc này cũng giúp bạn tiện lợi hơn mỗi khi cần di chuyển đến nơi mới hoặc lắp đặt, tối ưu diện tích khi không gian hẹp.
Một chiếc máy scan chuyên nghiệp có kích thước rất nhỏ, chỉ bằng một chiếc laptop gấp gọn. Kể cả khi bạn dùng các loại máy in đa năng cũng không bị ảnh hưởng quá nhiều về diện tích. Tài liệu sau khi scan nếu chỉ để tra cứu có thể bỏ đi, không cần phải thêm không gian kho bãi. Vô cùng tiện lợi về mọi mặt giúp tạo sự chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ cho văn phòng.
Xem bài viết :
Các thiết bị có chức năng Scan
Máy scan tài liệu đa năng loại nào tốt?
Scan là phươn án dự phòng cho nỗi lo bị hư hỏng tài liệu
Tiếp theo chính là khắc phục nỗi lo tài liệu bị hư hỏng. Đây là lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp thứ hai chúng tôi muốn giới thiệu. Trong quá trình hoạt động, nếu không có phương pháp bảo quản cẩn thận, tài liệu dễ bị nhàu nát, mất. Điều này sẽ ảnh hưởng khá lớn nếu như các giấy tờ có giá trị quan trọng đối với doanh nghiệp.
Khi Scan tài liệu, bạn có thể lưu và sao chép vào nhiều ổ cứng để dự trữ. Đây là phương thức lưu trữ hiện đại được tất cả mọi người ưu tiên sử dụng. Không còn lo lắng tài liệu bị mất mát hay nhàu nát. Ngoài ra, tài liệu pdf cũng được sử dụng để ký, số hóa và đảm bảo tính pháp lý trong nhiều lĩnh vực. Có thể thay thế tài liệu văn bản thông thường, an tâm khi sử dụng.
Scan tài liệu giúp cải thiện tối đa năng suất làm việc
Không thể bỏ qua lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp là tăng cường năng suất làm việc. Thông thường, mọi người sẽ phải đánh lại văn bản nếu như tài liệu đó không có bản mềm. Muốn gửi cho người khác thì phải sử dụng phương pháp truyền thống là chuyển phát. Việc này rất mất thời gian thực hiện, chờ đợi cũng như gây ra các lãng phí không cần thiết.
Thế nhưng, máy scan và scan tài liệu xuất hiện như một giải pháp tối ưu. Nếu muốn lấy thông tin từ bất kỳ danh thiếp, tài liệu nào, bạn chỉ cần đưa vào máy scan. Sau đó máy sẽ trả lại một file tài liệu để bạn sử dụng cho các mục đích cần thiết. Đồng thời với file này bạn có thể gửi đi cho người khác nhanh chóng thông qua internet và đảm bảo đúng người nhận.
Có thể tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng
Phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống dù có tối ưu như thế nào vẫn sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian tìm kiếm. Đặc biệt là với các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng tài liệu số lượng nhiều. Khi lưu tài liệu trên bản mềm, việc tìm kiếm lúc cần sẽ diễn ra cực kỳ nhanh chóng, tiện lợi. Chỉ cần gõ vào ô tìm kiếm, ngay lập tức máy tính sẽ hiển thị tập tin bạn cần.
Chưa hết, các máy scan hiện nay có thể lưu trữ trên hệ thống đám mây. Hoặc khi tải file về, bạn cũng dễ dàng lưu trữ trên các phần mềm trực tuyến. Việc này cho phép bạn tìm kiếm hiệu quả mọi lúc mọi nơi. Nếu bạn cấp quyền cho người khác, họ cũng có thể tìm kiếm tài liệu đó. Vô cùng tiện lợi, thiết thực mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao.
Scan giúp tăng cường khả năng bảo mật và khôi phục
Lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp cuối cùng đó chính là đảm bảo bảo mật và dễ dàng khôi phục. Với file tài liệu bản mềm, bạn hãy đặt mật khẩu để mở nếu muốn. Chỉ những ai biết mật khẩu mới có thể mở được tài liệu. Ngoài ra, file PDF cũng được xác thực khi ký chữ ký điện tử và được hầu hết các cơ quan, ban ngành chấp nhận pháp lý.
Trong trường hợp xấu nhất, file tài liệu của doanh nghiệp bị mất. Có thể là do bảo quản sai cách, thiên tai, thảm hoa hoặc bị đánh cắp. Đừng lo khi bạn đã scan ra bản mềm và lưu trữ ở nhiều nơi, nhiều ổ cứng khác nhau. Tất cả việc bạn cần đó là vào những nơi đã lưu trữ và lấy lại. Hoàn toàn an tâm trong tất cả mọi tình huống.
Trên đây là những lợi ích của Scan tài liệu mang lại cho doanh nghiệp. Bạn nghĩ doanh nghiệp của mình có cần sử dụng máy scan để scan tài liệu sau khi tham khảo bài viết trên hay không?
