[sổ tay nhân viên] là gì ? – Cách viết sổ tay nhân viên nổi bật
“Sổ tay nhân viên cực kỳ quan trọng vì nó cung cấp các quy chuẩn cá nhân và chính sách phúc lợi, phòng tránh sự hiểu nhầm, than phiền và không hài lòng trong công việc của nhân viên.” (Theo Harrison Barnes, giám đốc quản lý của BCG Attorney )
Sổ tay nhân viên là gì ?
Sổ tay nhân viên, đôi khi được gọi là sổ tay hướng dẫn nhân viên. Hoặc sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục. Là một tài liệu cho nói cho các nhân viên biết những gì được mong đợi khi họ làm việc cho bạn.
Thông qua cuốn sổ tay này toàn bộ nhân viên trong công ty là người mới hai người cũ. Đều có thể nắm được các thông tin về doanh nghiệp. Thông tin về quyền lợi lợi ích trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi người đối với doanh nghiệp.
Tại sao sổ tay nhân viên lại quan trọng?
Sổ tay nhân viên rất quan trọng vì nó sẽ phác thảo về chính sách, lịch sử. Tất cả các bộ hành vi ứng xử được cho phép của doanh nghiệp.
Do đó, nhà nhân sự nên có cuốn sổ này để:
– Đem lại sự đồng đều về ý thức, nhận thức tuân thủ của toàn bộ nhân viên.
– Tiết kiệm thời gian cho nhân viên hoặc nhà nhân sự.
– Giúp nhân viên mới đặt ra các kì vọng chính xác hơn đối với công ty.
– Trở thành cẩm nang hướng dẫn cho nhóm nhân sự. Và là tài liệu tham khảo cho nhóm quản lý.
– Giúp người mới thích nghi và làm quen môi trường nhanh hơn.
– Bao gồm các điều kiện sử dụng thiết bị của công ty.
– Giúp doanh nghiệp trong việc tuân thủ quy định của luật pháp.
– Giúp công ty dự đoán các tình huống và có biện pháp đề phòng các vấn đề.
Các công việc cần làm khi xây dựng sổ tay nhân viên
Cập nhật nội dung liên tục
Chỉ 32% công ty sưu tập các chữ ký xác nhận từ nhân viên. Điều này là bắt buộc vì nó cung cấp bằng chứng cho thấy là nhân viên thực sự hiểu toàn bộ các thông tin trong cuốn sổ tay đó.
Chỉ 18% các công ty đánh giá và cập nhật chính sách của họ hàng năm. Sổ tay nhân viên là tài liệu sống và nên phát triển cùng với doanh nghiệp.
Bổ sung kiến thức cho nhân viên mới
Kể câu chuyện lịch sử của công ty. Giúp nhân viên mới nắm bắt tốt hơn về sứ mệnh, văn hóa và giá trị của tổ chức. Các phúc lợi nhóm từ những câu chuyện được chia sẻ là những nội dung tốt nhất cho sổ tay nhân viên.
Xem xét sự quan trọng của từng mục
– Thể hiện các phúc lợi nhưng không nên quá chi tiết và cụ thể. Vì những điều này có thể thay đổi theo thời gian.
– Đảm bảo nhân viên biết họ cần phải làm gì khi gặp vấn đề. Hãy rõ ràng trong các vấn đề về báo cáo.
– Đừng làm chính sách quá cứng nhắc. Đảm bảo các quy định có đủ tính linh hoạt cho những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.
Các nội dung quan trọng cần bổ sung
– Các chính sách về sức khỏe và an toàn nên được xuất hiện trong hồ sơ một cách rõ ràng và súc tích.
– Xây dựng chính sách dựa trên cơ hội công bằng với các vấn đề về quấy rối, nghỉ phép, phân biệt đối xử và phá vỡ.
– Thông báo rõ ràng rằng sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng và sẽ liên tục thay đổi theo thời gian.
Sổ tay nhân viên cần rõ ràng rằng nhân viên không được phép truy cập vào các trang xã hội trong giờ làm. Nhân viên cũng không được tải ứng dụng qua các thiết bị chứa dữ liệu của công ty.
Cách viết sổ tay nhân viên
Bạn cần đảm bảo sự thống nhất giữa thông tin trong sổ tay nhân viên và kế hoạch phát triển của công ty. Vì điều này sẽ thể hiện tầm nhìn và mục tiêu hiện tại của công ty.
Sổ tay nhân viên cần xây dựng với những chuyên mục riêng có nội dung thích hợp. Để nhân viên có thể nắm bắt và tìm kiếm được nhanh chóng các thông tin liên quan khi cần tra cứu. Sau đây là các chuyên mục và thông tin cần có :
Quy định chung
Với chuyên mục này bạn nên dành để giới thiệu sơ lược về mục đính ban hành, phạm vi áp dụng của sổ tay nhân viên cùng với những từ ngữ được viết tắt nếu có trong nội dung của sổ tay này.
Giới thiệu chung về công ty
Nên bắt đầu sổ tay nhân viên với những thông tin giới thiệu về công ty như: Quá trình hình thành và phát triển, thông tin địa chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu hoạt động, các giá trị cốt lõi và những thành tựu tiêu biểu đã đạt được của công ty.
Các thông tin giới thiệu chung sẽ giúp nhân viên nhận thức được giá trị cốt lõi của công ty để có thể đồng hành và phát triển trong mọi công việc, hoạt động của công ty.
Các quy trình, chính sách, chế độ áp dụng trong công ty
Đây là nội dung thiết yếu giúp đội ngũ nhân sự của công ty có sự hiểu biết để áp dụng đúng các quy trình, chính sách, chế độ được quy định. Với sự rõ ràng và thống nhất về mọi thông tin sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện đúng các quy định về chính sách cũng như hiểu rõ về những chế độ mà mình được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.
Những quy trình, chính sách, chế độ mà bạn có thể tham khảo để đưa vào nội dung. Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp, phạm vi hoạt động và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn là :
- Chính sách tuyển dụng (quy định tuyển dụng, thử việc)
- Chính sách đào tạo và phát triển nhân sự
- Chính sách đề bạt, khen thưởng đối với nhân viên
- Chính sách kỷ luật đối với các hành vi vi phạm quy định chung của công ty. (Nêu rõ các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với các mức độ vi phạm của nhân viên).
- Chính sách lương, phụ cấp (bao gồm cách tính lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ, thời gian chi trả lương hàng tháng)
- Chính sách đóng phí bảo hiểm và phí công đoàn theo quy định của pháp luật lao động
- Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên. (Khám sức khoẻ định kỳ; nghỉ mát, du lịch, team building hàng năm, thưởng lễ, tết, cá nhân…)
- Quy định về xử lý khiếu nại. (Các cấp quản lý sẽ giải quyết tương ứng với từng nội dung khiếu nại ).
Bạn cần lưu ý thể hiện rõ ràng và thống nhất về các quy trình, chính sách chế độ của nhân viên. Tránh những tình huống phát sinh tranh chấp đáng tiếc.
Quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi
Quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi cũng không kém phần quan trọng. Phần này sẽ giúp nhân viên thực hiện đúng thời gian làm việc. Cũng như biết rõ về các chính sách giải quyết ngày phép và nghỉ phép. Các ngày nghĩ lễ trong năm mà mình sẽ được hưởng theo đúng quy định của pháp luật lao động.
Nội quy chung của công ty
Bất cứ doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động cũng cần xây dựng cho riêng mình một bản nội quy chung. Áp dụng trong công ty để thể hiện tính chuyên nghiệp và sự quy củ trong mọi hoạt động.
Căn cứ vào nội quy, bộ mặt của công ty sẽ được hoàn thiện qua tác phong trang phục. Cách làm việc, xử lý vấn đề, giao tiếp với khách hàng của đội ngũ nhân sự công ty.
Ngoài ra, nội quy chung của công ty cũng cần quy định rõ về vấn đề vệ sinh, sử dụng tài sản. Bảo mật nội dung kinh doanh của công ty. Có cơ sở xử lý kỷ luật của nhân viên khi vi phạm theo đúng chính sách kỷ luật quy định.
Các quy tắc ứng xử với đồng nghiệp và với khách hàng
Đây là chuyên mục góp phần thể hiện được văn hoá của doanh nghiệp. Các quy định về các quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau và ứng xử với khách hàng, đối tác.
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp cần có tính cạnh tranh trong công việc. Dựa trên sự công bằng, nỗ lực bản thân cũng như tinh thần làm việc nhóm. Xây dựng được điều này trong mỗi doanh nghiệp sẽ giúp đội ngũ nhân viên có sự gắn kết, hỗ trợ. Thực hiện hiệu quả các công việc của công ty.
Các điểm loại trừ cần đề cập trong sổ tay nhân viên
Bạn cũng nên nêu ra được điểm loại trừ quan trọng không áp dụng trong phần quy định chung. Giúp doanh nghiệp của bạn tránh được trường hợp các nhân viên cũ sau khi bị sa thải thì quay lại kiện tụng công ty. 02 điểm loại trừ quan trọng mà bạn cần đưa ra trong sổ tay này là :
- Sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng lao động ký kết giữa nhân viên và tổ chức.
- Các trường hợp nhân viên bị thải hồi chỉ sau khi có sự cân nhắc cẩn trọng từ phía công ty. Dựa trên các chính sách, quy định chung và tuân thủ theo đúng pháp luật lao động.
Nguồn : Sưu tầm Internet
Địa chỉ In sổ tay nhân viên theo yêu cầu
