Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ điện tử – Số hóa tài liệu tận nơi

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi tài liệu từ dạng văn bản giấy tờ bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.

Số hóa tài liệu hay cò được gọi là Scan tài liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

quy trình số hòa tài liệu tại Vietbook

quy trình số hòa tài liệu tại Vietbook

Lý do mọi doanh nghiệp đều cần đến dịch vụ số hóa tài liệu ?

– Giảm không gian lưu trữ tài liệu bản cứng

– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ

– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn

– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

– Chia sẻ thông tin nhanh chóng

– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin

– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

mẫu tài liệu sau khi số hóa

Mẫu tài liệu sau khi số hóa

Bài liên quan: Dịch vụ Scan hình ảnh chất lượng cao tại Xưởng In Vietbook

Dịch vụ số hóa văn bản cung cấp cho khách hàng giải pháp lưu trữ tài liệu dưới dạng số hóa và chuyển đổi từ định dạng hình ảnh (image) sang các định dạng văn bản khác có khả năng chỉnh sửa hoặc tìm kiếm nội dung như Word, PDF, Text… Việc số hóa văn bản giúp chuyển văn bản giấy, phim ảnh sang dạng số (file) để lưu trữ lâu dài, tiết kiệm không gian lưu trữ trong khi đó việc chuyển đổi định dạng tài liệu sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm số được thực hiện bởi phần mềm OCR chuyên dụng với từ điển tích hợp sẵn cho phép nhận dạng tiếng Việt và khoảng 200 ngôn ngữ khác nhau. Với cấu hình phù hợp, việc chuyển đổi sẽ vẫn đảm bảo giữ nguyên cấu trúc và các yếu tố khác của văn bản.

Một lợi ích to lớn khác của việc số hóa tài liệu là giúp cho việc truy cập, chia sẻ và truyền đi các loại văn bản được dễ dàng hơn rất nhiều, giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm dữ liệu, nâng cao hiệu suất làm việc. Có thể nói việc số hóa và nhận dạng văn bản là công việc đầu vào không thể thiếu được của việc chuyển đổi văn bản giấy thành văn bản số hóa chuẩn bị cho qui trình văn bản điện tử.

Số hóa tài liệu tại công ty in ấn Vietbook

 Dịch vụ số hóa tài liệu của Vietbook có những ưu điểm sau :

+ Quét văn bản màu, đen trắng với độ phân giải cao (600dpi hoặc cao hơn), tốc độ cao (45-60ppm) và khối lượng xử lý lớn (>3000 trang/ngày).

+ Quét 2 mặt tự động.

+ Dữ liệu kết xuất ra ở dạng ảnh (TIFF, JPEG, BMP, PNG…) hoặc dạng PDF.

+ Tự động gửi dữ liệu qua E-mail, FTP, Shared folder.

+ Nhận dạng văn bản với độ chính xác cao (99.8%), sử dụng công nghệ ADRT giúp giảm thiểu việc phải đánh máy và định dạng lại tài liệu.

+ Giữ nguyên cấu trúc, bố cục và tất cả các thành phần của tài liệu. Nhận dạng bảng biểu, xử lý ảnh màu.

+ Hỗ trợ các thiết lập bảo mật và khả năng biên tập thông tin nhạy cảm theo yêu cầu.

+ Dễ dàng chuyển đổi file scan và PDF sang dạng PDF có thể tìm kiếm và dạng PDF/A để lưu trữ độc lập.

+ Hỗ trợ nhận dạng và chuyển đổi tổ hợp bất kỳ của khoảng 200 ngôn ngữ (gồm cả tiếng Việt).

+ Tự động xử lý OCR.

+ Hỗ trợ kết xuất dữ liệu đã xử lý nhận dạng thành nhiều dạng định dạng tài liệu và định dạng hình ảnh. Kết xuất file trực tiếp tới Microsoft SharePoint để dễ dàng chia sẻ.

+ Nhận số hóa tài liệu tận nơi theo yêu cầu của khách hàng

Một số hình ảnh dữ liệu số hóa:

Mẫu scan tài liệu 3

mẫu scan tài liêụ 1

Scan tài liệu sách màu

Địa chỉ công ty số hóa tài liệu ở đâu ?

Số hóa tài liệu tại Hà Nội :  278 Tựu Liệt- Thanh Trì- Hà Nội

Số hóa liệu tại tphcm :  Hoàng Bật Đạt- Tân Bình-Tp.Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 091.121.00.55 (Mrs. Huyền) – Email : quatangvietbook@gmail.com

Fanpage chính thức : https://www.facebook.com/quatangviebook/